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入社式の案内状の書き方と例文(送付とメール)!その送付時期と注意点は?

2018/09/09

 

入社式の案内状を書くときのマナー・注意点、

まずは入社式の案内状を書くときに

送付する時期や注意すべきポイントやマナーについてご紹介します。

 

 

 

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入社式の案内状を送付する時期

日本の企業では、

入社式は4月の初めに行われるのが普通ですね。

入社式の案内状に限らず、案内状は一ヶ月前までに送るのが適切です。

ですから、3月上旬には発送しましょう。

案内が届かないと、内定者は不安を感じます。

4月入社に備えて、最後の長期休暇を楽しみながらも、

次のスケジュールが決まっていないと落ち着かない学生の心理を、

企業側は理解すべきといえます。

また、新入社員だけでなく、

入社式に出席する役員や社員にも開催日時と場所の連絡は早めに行い、

社長の訓示や、歓迎の辞、来賓に祝辞を

依頼することも抜かりなく行ないましょう。

 

 

 

入社式の目的を再確認しておこう!

入社式は、毎年4月になったら執り行う

慣例的な行事だと捉えている方もいますが、

目的をはっきり理解しておくことは、

入社式の内容を決めたり、

案内状を書くうえで非常に大切なことです。

その目的は、

会社側と新入社員側から見てそれぞれ違いがあります。

会社側の目的:「新入社員に対する訓示と歓迎の意を伝えるため」

新入社員の目的:

「今後の抱負と決意を新たにするため」、

「会社の上司や同期と親交を深めるため」

つまり、会社の式次第(プログラム)を検討するときは、

これら3点の目的をふまえた内容にすることが重要です。

 

 

案内状には式次第も明記しよう!

案内状に記載する内容は、

入社式の開催日時や会場、持ち物、問い合わせ先だけでは不十分。

タイムスケジュールまで書く必要はありませんが、

せめて式次第くらいは明記しておくと親切でしょう。

書き方については文例で後述します。

 

 


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入社式の案内状の基本構成と書き方

入社式の案内状の書き方

○日付:発信年月日を和暦で記入します。

文書の作成日ではないので注意しましょう。

 

○宛名:「内定者各位」「内定者の皆様」といった書き方が一般的です。

 

○差出人:書面の右寄りに、

採用関係を担当する人事部や総務部などの

部署名、担当者名を明記します。

会社として案内状を送るときは、代表者名を書きましょう。

 

○件名:書面の左右中央に、

やや大きめの字で

「入社式のお知らせ」「入社式のご案内」と明記します。

 

○前文:入社式の案内状の前文は

「頭語(拝啓)」「時候の挨拶」「相手方の繁栄を喜ぶ挨拶」の3つで構成されています。

手紙の受取人はまだ学生なので、

やわらかい表現を用いたほうが読みやすいでしょう。

 

○主文:主文では本題を伝えます。

入社式を実施すること、

別記にまとめて記載していることを書きましょう。

 

○末文:末文では「結びの挨拶」と「結語(敬具)」を書きます。

結語を書き忘れないよう注意しましょう。

 

○別記:入社式の案内状では、

別記に記載する項目が非常に多いため、

書き方を工夫する必要があります。

最低限明記しておかないといけないのは

「開催日時」「場所」「持ち物」の3点です。

 

しかしこれでは情報が不十分のため、

後日問い合わせの連絡が入るかもしれません。

箇条書きの書き方を工夫して、用件を分かりやすくしましょう。

 

 

文例

①平成〇〇年〇月〇日

 

②○○ ○○様

 

③株式会社〇〇〇〇    人事部 〇〇 〇〇

 

④入社式のご案内

拝啓 早春の候、ますます御健勝のこととお慶び申し上げます。

さて、弊社〇〇年度新卒採用者の入社式を下記の日程で執り行いますのでご出席ください。

敬具

日時 : 〇〇月〇〇日(〇) 午前10時

場所 : 本社3階

住所 : 大阪府大阪市○○区◎◎町1-2-3

(別紙の地図をご参照ください)

持ち物: ・・・・・

※入社式終了後に記念撮影と懇親会を行います。

(終了時刻は××時を予定しています)

※やむを得ず欠席する場合は、下記に連絡してください。

問い合わせ先  TEL:06-0000-0000 担当:人事部 山田

以上

 


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入社式の案内をメールで送る場合の書き方と文例。

案内メールの書き方

入社式の案内を、メールで連絡することも増えてきました。

内容は、文書で送る場合と同じですが、メールと文書では書式が違いますね。

文書と大きく違う点は、3つです。

①件名欄がある

②「拝啓」「敬具」を使わない

③送り手の情報(氏名や所属など)は末尾に記す

 

 

文例

①件名 : 入社式のご案内

 

②新入社員各位

 

③平成○○年度 入社式のご案内

 

標題の件、平成○月○日本社にて入社式を行いますので、ご出席ください。

新入社員の皆さんは、○時迄に(本社の○○)へ集合してください。

 

-----記-----

日時 : 〇〇月〇〇日(〇) 午前10時

場所 : 本社3階

住所 : 大阪府○○○○・・・・・・・・

(下記の地図をご参照ください)

持ち物: ・・・・・

※入社式終了後に記念撮影と懇親会を行います。

(終了時刻は××時を予定しています)

※出席の場合、返信は不要です。

問い合わせ先  TEL:06-0000-0000 担当:人事部 山田

以上

------------------------------

株式会社△△ ◎◎部

山田 太郎

住所:〒111-1111 大阪府○○区◎◎町1-2-3

TEL:06-0000-0000 / FAX:06-0000-0000

URL:http://www.***.co.jp

Mail:◎◎@***.co.jp

 

 

 

 

入社式案内状への返事

------------

平成30年3月15日

〇〇株式会社

人事部 △△さま

〇〇大学 2018年卒業予定 内定者

山田太郎

 

拝啓

早春の候、みなさまにおかれましては益々ご清栄のこととお慶び申し上げます。

この度は入社式のご案内状を送っていただき誠にありがとうございます。

4月1日の入社式には出席いたしますので、当日は何卒よろしくお願い申し上げます。

敬具

------------

入社案内に手紙で返事する場合には、

頭語と結語の組み合わせに注意してください。

「拝啓」で始めた場合、手紙の結語は「敬具」となります。

ワードなどで文書を作成してから印刷すれば、

誰でも入社式への返事の手紙をきれいに作成できるはずです。

 

 

 

最後に

メールと手紙とメールの状況を想定して

入社式の案内状への返事の仕方を紹介してきました。

間もなく社会人になる読者は、

入社式の案内状に要返信の旨がないかをまず確認しましょう。

もしも出席回答をする必要があれば、

基本はビジネスメールのマナーに従って丁寧な日本語で返信してください。

これから社会に出るあなたが滞りなく入社式に出席し、

難なく社会人生活のスタートを切れることを心から願っています。

 

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