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マナー・例文・手続き

退職挨拶でメールはOK?退職メール5つの書き方と退職マナー例文を徹底解説!

2019/02/17

 

 

退職が決まったら、
特に気を配りたいのが「退職時の挨拶の仕方」ですね。

社内、あるいは社外(取引先)に向けた退職の挨拶は、メールで済ませて良いものでしょうか。

直接挨拶することが丁寧であり、メールでの挨拶は失礼に当たるのでは?

と思われがちですが、
日程・距離・関係性などによっては直接会って伝えられないこともしばしばです。

この退職メールは、
「退職の報告だけでなく、感謝・お礼の気持ちを伝えるためのもの」です。

最後に気持ちよく退職するためにも、
メールを中心にした挨拶のポイントや例文・サンプルをご紹介します。

 

 

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退職時の挨拶のマナーはどうすべきなの?

どんな手段で挨拶をするにしても、
3つのポイントは退職時の挨拶の共通のマナーですので、

しっかり押さえておきましょう。

 

退職挨拶は上司の許可がおりてから

新しい会社への入社が決まったら、

直属の上司に退職の報告をし、
承認後、いつから周囲に退職を伝えたらよいかも確認しましょう。

伝える際は業務に支障の出ないよう配慮し、
相手によって手段やタイミングを考慮しましょう。

 

感謝の気持ちを伝える

退職時の挨拶は
「お世話になったお礼・感謝を伝えるためにするもの」です。

この前提が分かれば、伝えるべき内容もみえてきます。

単に「ありがとう」と言うよりも、具体的エピソードを挙げて
「何をされて・自分にどのような好影響を与えてくれたか」と伝えられるとベターでしょう。

 

グチ・恨み言は言わない

人の評価は業界内で案外広まるものですし、
昔の職場が将来は自分のクライアントになるかもしれません。

そう考えると、グチや恨み言はNG。

退職時の挨拶もめぐりめぐって自分に返ってくると肝に銘じて、

気持ちのいい最後を迎えましょう。

 

 

退職メール5つの書き方は?

ここからは、退職メールの『書き方のポイント5つ』を紹介します。

 

件名は「退職のご挨拶(名前)」

退職メールの件名は、タイトルを見ただけで

「誰が会社を辞めるのか」ということが分かるように「退職のご挨拶(名前)」としましょう。

社会人は日々たくさんのメールが送られてくるので、

忙しい人は件名を見て保留にすることもありますが、

「退職のご挨拶(名前)」とすることでメールが開かれなかったとしても

「誰が退職するのか」ということを伝えることができます。

 

 

退職日まで有給消化する時は「最終出社日」も書く

退職日まで有給消化する場合には、メール本文に『最終出社日』がいつかを明記しておきましょう。

書き方は「10月末で退職することとなり、最終出社日が10月7日の予定です。」というように、

「退職日」と「最終出社日」を両方載せるようにします。

 

 

退職理由は「一身上の都合」とする

基本的に退職理由は「一身上の都合」と書き、細かく書きすぎないことがビジネスマナーです。

転職が決まっている場合でも、転職先について触れないようにしましょう。

ただし、結婚や出産などのお祝い事の場合は、理由を書いてもOKです。

 

 

「引継ぎ」がある場合は明記する

あなたの業務が他部署と関係が深ければ、

他部署への情報として「引継ぎ先(後任)」を明記しておきましょう。

書き方は、「私が行っていた業務の引継ぎは、後任の〇〇へ行っております。」というように記載します。

複数の業務がありそれぞれで後任が異なる場合は、

「Aの業務は〇〇、Bの業務は△△に引き継ぎを行っております。」と案内しましょう。

 

 

「退職後の連絡先」は記載してもOK

退職後の連絡先については

「連絡を取る可能性がある場合」や「あなたが伝えておきたい場合」には記載してもよいですが、

一斉送信で伝える必要のない人にまで無理に送る必要はありません。

特定の親しい同僚にだけ伝えたいといった場合には、

個別にメールを送って伝えましょう。

 

 

退職メールの『送り方』

宛先は「BCCに送信相手」「TOに自分」を入れる

一斉送信する場合には、「BCCに送信先の全てのアドレス」を入れましょう。

この理由は、「退職メールを誰に送って、誰に送っていないのか」ということを伏せておくためです。

送信相手を全てTOに入れた場合、メールを受け取った人は送信先を見れてしまいます。

誰に送っていないのか分かるので「なぜあの人に送らないのか、

関係が良くなかったのかな」というようなことを勘繰られたり、

噂が広まったりして、余計な波風が立つ可能性があります。

そのため、「TOには自分のアドレス」「BCCに送信相手全員のアドレス」を入れて、

送信相手には誰に送ったか分からないようにしておきましょう。

 

 

 

メールでの挨拶の例文とポイント

メールの長さはPCの画面内に収まりきる程度の分量にし、

一文が長すぎないようにしましょう。

伝えたいことはたくさんあるかもしれませんが、

長文になるとそれだけ相手の時間を割いてしまうので、

読みやすい分量を心がけましょう。

内容は「お礼・感謝を伝える」以外にも、

退職の挨拶に盛り込むべき基本項目があります。

まずは「退職する日付」「退職する理由」

そして「感謝の気持ち」

最後は相手の人・企業の「繁栄や活躍を祈るエール」を伝えて結びます。

「退職する理由」は結婚・出産などおめでたいライフイベントなどの場合を除いて、
具体的に伝える必要はなく、「一身上の都合」で構いません。

また、具体的な転職先も伝えないのが無難です。

この基本をふまえたうえで、
挨拶する相手や手段によって内容をアレンジしていきます。

以下の代表的なシチュエーションの例文もチェックしてみましょう。

 

社内の同僚(一斉送信)へ送る場合

件名:退職のご挨拶_○○事業部 堂田太郎(名前)

▲本文:

おつかれさまです。○○事業部の堂田です。

私事となり、大変恐縮ではありますが、
一身上の都合により○月末で退職することになりました。

本来であれば直接ご挨拶に伺うべきところ、
メールでのご報告・ご挨拶となってしまい大変申し訳ございません。

これまで何かと至らぬ点もあったかと思いますが、
お世話になり本当にありがとうございました。

振り返ると入社してからの○年間、慣れない営業に戸惑いながらも、

お客さまとの関係を築いていけることにやりがいを感じていた日々でした。

答えが見えず泣いた日々もたくさんありましたが、
それでも少しずつ前進していくことに「本当の仕事の面白さ」を感じることができました。

また、業務を通して多くの方々と関わり、たくさんのことを学ばせていただきました。

ここでの経験があり、次へつながっていると思っています。

心より感謝申し上げます。

今後の連絡先は下記になりますので、
何かありましたらこちらへご連絡いただけると幸いです。

Mail:×××@mail.com

電話:000-0000-0000

最後になりましたが、今後益々のご健勝とご活躍をお祈り申し上げます。

今まで本当にありがとうございました。

--------------------

○○事業部 堂田太郎(署名)

 

▲ポイント

①一斉に送る際は宛先をBCCで送る

②一斉に送る場合、「お世話になった皆様へ」と宛名を入れてもよいが、
あえて宛名を書かずに個人に宛てているように書くことで「
自分に向けて書いてもらっている」という印象に

③単に「ありがとう」と言うよりも、具体的エピソードを挙げて
「何をされて・自分にどう好影響だったか」と伝えられるとベターでしょう。

④連絡先は退職後も連絡がつく個人の私用連絡先に。

⑤最終出社日に退職挨拶メールを送信する場合は、
署名から会社のメールアドレスや電話番号などの連絡先は外しておく

 

 

上司・お世話になった方へ送る場合

件名:退職のご挨拶_○○事業部 堂田太郎(名前)

▲本文:

××部 部長

△△様

おつかれさまです。○○事業部の堂田です。

私事となり、大変恐縮ではありますが、
一身上の都合により○月末で退職することになりました。

本来ならば直接ご挨拶に伺うべきところ、
メールでのご挨拶にて失礼いたします。

入社当初から業務を通して多くの方々と関わり、
たくさんのことを学ばせていただきました。

特に△△部長には新入社員の頃に直属の上司として、

社会人のイロハ・営業としての考え方など、
本当に多くのことを学ばせていただいたこと、
大変感謝しております。

今までの貴重な経験を今後の人生に活かして、
励んでまいりたいと思っています。

末筆ではございますが、改めて△△部長の長年のご厚情に深謝すると共に、
皆様のご多幸とご健勝をお祈り申し上げます。

今まで、本当にありがとうございました。

今後の連絡先は下記になりますので、
何かありましたらこちらへご連絡いただけると幸いです。

Mail:×××@mail.com

電話:000-0000-0000

--------------------

○○事業部 堂田太郎(署名)

 

▲ポイント

①上司やお世話になった方などには、個別のエピソードを盛り込む

②直接挨拶ができなかった場合は、
メールでの挨拶となってしまったことをおわびする一文を添える

③最終出社日に退職挨拶メールを送信する場合は、
署名から会社のメールアドレスや電話番号などの連絡先は外しておく

④特に年配者の中には「メールは改まった場面には不適切」と考える人も。

⑤お礼の挨拶は何度してもよいので、
直接伝えたうえで出勤最終日に改めてメールするといったように、
相手との距離感によって挨拶手段を併用するなど、適切に選択する

 

 

社外・取引先へ送る場合

件名:退職のご挨拶_株式会社○○産業 堂田太郎(名前)

▲本文:

株式会社△△物産

△△事業部

△△様

お世話になっております。株式会社○○産業の堂田太郎です。

私事となり、大変恐縮ではありますが、
一身上の都合により○月末で退職することになりました。

○○産業在職中は、△△様にはさまざまなご支援、ご助言をいただき、
本当にありがとうございました。

不慣れな私に対し、時には叱咤激励をいただきながらも、
プロジェクト成功のためにご尽力いただけたこと、誠に感謝しております。

後任は、同じ部署の××が務めさせていただきます。

後日改めて××とご挨拶に伺いますので、
変わらぬご指導のほどよろしくお願い申し上げます。

末筆ながら、貴社のご発展と△△様のますますのご活躍を心よりお祈り申し上げます。

--------------------

株式会社○○産業 ○○事業部 堂田太郎(署名)

 

▲ポイント

①冒頭の宛名以外にも、本文中に相手の名前をもう一度入れる

②その方との関係・個別エピソードを簡単に記載する

③後任の担当者の紹介と、後日改めて挨拶に伺う旨を伝える

④日程や距離の関係で直接挨拶ができない場合は、
メールでの挨拶となってしまったことをおわびする一文を添える

⑤最終出社日に退職挨拶メールを送信する場合は、
署名から会社のメールアドレスや電話番号などの連絡先は外しておく

 

 

最後に

繰り返しになるのですが、退職の挨拶というのは、

どんな立場の人間に送る場合であっても

「明るく前向きな内容」
「お世話になった感謝を伝える」
「読みやすい文章」

という3点の守るべきポイントは変わりません。

ポイントをおさえ、最後までスマートな印象を残しつつ円満な退職を目指しましょう。

 

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