昨今では、社会人として、
ビジネスメールでのやり取りは
必要不可欠なものですが、
友人とのメールのやり取りとは違い、
相手に失礼がないように送らなければなりません。
特に社外や取引先に向けて、
初めてビジネスメールを送る際など、
どのように挨拶文を書けばよいのか悩みますよね。
ここでは、
初めての取引先への挨拶の仕方とか、
得意先や関係先に
ビジネスメールを送る際の
挨拶文の書き方について具体的に紹介します。
取引先挨拶の仕方とは
当たり前のことですが、
商談の前日までに、
シャツ・スーツはクリーニングに出します。
髪型は商談の時間の前に、整えます。
口臭などにも気を使います。
持ち物も、
ちゃらちゃらしたもの華美なものは
避けましょう。
女性であれば、香水なども要注意します。
名刺交換して、
すぐに商談というのはいけません。
まずは、取引先とのコミュニケーションを
図ります。
世間話ですね。
昨日のニューストピックスや時事などを頭に入れます。
何気ない話をすることで、
相手の緊張を軽くし、
此方の緊張もほぐれます。
ここで重要なのが
“聞き上手”です。
雑談の場合もそうですが、
とくに”商談中”
まずは相手の聞き役にまわるのが、いいですよ！！
相手の考え方、持ち寄り方を探りながら、
相手の話に寄り添い、相手の気持ちを知る。
“傾聴”ですね。
傾聴はビジネスで重要な役割を果たしてくれます。
相手の気持ちを理解し、
そのうえで、質問の内容を考える。
質問の質がグッと上がります。
「お、なかなか良い質問をしてくるな」
と相手に印象付ける事ができます。
いい格好するのではなく、
相手を思いやる気持ちがあれば失敗しません。
どんな場合でも、
あなたは「会社の代表」として見られているという
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取引先へのメールを送る際のマナーは？
取引先にメールを送る時のマナーは、
必ず件名を記入する事です。
また、会社のパソコンにはたくさんの情報が入っています。
ですので、
メールなどによるウィルスは
一番、気をつけなければならない問題ですね。
そこで件名に自分の会社と名前、さらには
簡潔な用件を記入しておけば、
怪しまれる事なく
スムーズに連絡を取れるようになります。
よく”Re：”のままにして
返信しているメールを見ますが
最もやってはいけないマナー違反です。
他には返信が来たらすぐにレスポンスするという事です。
メールは顔をみてやり取りするわけではないので、
分かったか分かっていないのか明確にしておきましょう。
勘違いが起こってあとあと問題になってしまいます。
トラブルを起こさない為にも、
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注意点と書き方のコツは？
メールを取引先に送る際の注意点は、
簡潔に！これに限ります。
だらだらと長い文章を送っても
何が言いたいのか、
なにが重要なのか相手に伝わらない事があります。
なので、
メールを作成する前に
次のことを箇条書きでまとめておくのがおすすめですね。
次の点は必ず必要になるので
書き出す前にしっかりと考えておきましょう！
・自分の会社名と名前
・用件を簡潔に記載
・いつまでに返信をしてほしいか
用件がいくつかある場合は、
だらだらと長く書くことは避けましょう。
「次の、◯点についてご連絡します」
などと書いてから用件を書き出すしたり、
箇条書きで簡潔に書くようにするとよいでしょう。
ここまで記入しておけば
スムーズに取引先とトラブルを起こすことなくやり取りできます。
わかりやすいメールがくると、
読む気にもなりますしやる気が出てきますよね。
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取引先への挨拶を初めてする場合の文例
件名：引き継ぎご挨拶の件
宛先：株式会社△△△ 企画部 ◇◇◇◇ 様
本文：はじめまして、○○不動産の松原一郎と申します。
平素から弊社をお引き立て頂きまして、厚く御礼申し上げます。
このたび、人事異動によりまして、
担当であった●●●●が異動となり、
４月１日より私が御社の担当をさせて頂くこととなり、
ご挨拶のメールをお送り致します。
本来であれば、
直接挨拶に伺うべきところですが、
取り急ぎご挨拶を申し上げます。
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紹介を頂いた先へのアポイントメールの文例
件名：貴社にお伺いのお願い（◆◆様よりご紹介を頂きました□□物産の××です）
宛先：▲▲株式会社 建設部 建設課課長○○○○様
本文：初めまして、◎◎◎の◆◆様よりご紹介を頂きました□□不動産の××と申します。
このたびは、貴重な機会を頂きまして有難うございます。
早速、御社に伺い弊社の商品のご紹介をさせて頂ける
お時間を頂戴出来れば幸いでございます。
つきましては、
私は以下の日時であれば貴社にお伺いできますが、
○○様のご都合はいかがでしょうか？
［候補日時｝
??月??日（?）??：??～??：??
??月??日（?）??：??～??：??
??月??日（?）??：??～??：??
お忙しい中恐れ入りますが、
上記でご都合の宜しい日時がございましたら、
後ほど確認のご連絡を差し上げますので、
ご指示を頂きたいと思います。
何卒宜しくお願い申し上げます。
・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・
□□不動産株式会社 営業部営業一課
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最後に
取引先への挨拶を
初めてする場合の注意点は、
出来るだけへりくだった言葉遣いを心掛けて
今後の取引が円滑に続き、
発展していくことを考える必要があります。
”謙虚に、謙虚に”です。
相手を不快にさせないことです。
言葉づかいや相手に対する表情もそうです。
気持ちが表情にあらわれますよ！
気持ちがあれば、相手に伝わりますよ。
実のある商談や取引は
まず信頼関係をすこしでも作ってからですね。
まずは、あなた自身を売り込んでください。
メールの文章でも、ビジネスマナーを守り、
件名や差出人は明確にして、
取引先に失礼のない挨拶文を作成することが大切ですね。
頑張って、一流のビジネスマナーを身につけましょう！
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