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取引先への初めての挨拶での注意点は?名刺交換や同行者の紹介の仕方とは!

2018/09/16

昨今では、社会人として、
ビジネスメールでのやり取りは必要不可欠なものですが、

友人とのメールのやり取りとは違い、
相手に失礼がないように送らなければなりません。

 

特に社外や取引先に向けて、
初めてビジネスメールを送る際など、

どのように挨拶文を書けばよいのか悩みますよね。

ここでは、初めて取引先や社外に

ビジネスメールを送る際の
挨拶文の書き方について具体的に紹介します。

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取引先挨拶の仕方とは

当たり前のことですが、
商談の前日までに、
シャツ・スーツはクリーニングに出します。

髪型は商談の時間の前に、必ず整えます。
口臭などにも気を使います。

持ち物も、
ちゃらちゃらしたもの華美なものは
避けましょう。

女性であれば、香水なども要注意。

 

名刺交換して、
すぐに商談というのはいけません。

まずは、取引先との
コミュニケーションを図ります。

世間話ですね。

何気ない話をすることで、
相手の緊張を軽くし、
此方の緊張もほぐれます。

ここで重要なのが

"聞き上手"ですね。

商談中は聞き役に!
相手の話に寄り添い、
相手の気持ちを知る。

"傾聴"ですね。

傾聴はビジネスで
重要な役割を果たしてくれます。

相手の気持ちを理解し、
そのうえで、質問の内容を考える。

質問の質がグッと上がります。

「お、なかなか良い質問をしてくるな」
と相手に印象付ける事ができます。

初めてのメール、初めての商談。

いい格好するのではなく、
相手を思いやる気持ちがあれば失敗しません。

どんな場合でも、
あなたは「会社の代表」として見られているという
自覚を忘れないでください。

注意したい名刺交換のマナー!

①担当者がみえたらすぐに椅子から立ち上がり、
挨拶しながら笑顔で歩み寄ります。

②テーブル越しではなく、
直接対面して名刺を差し出しましょう。

③名刺は訪問した側、
あるいは目下の人から先に出すのが礼儀です。

④相手や自分側が複数の場合は、
役職が上の人から名刺を交換します。

 

⑤名刺をいただいたら、
「よろしくお願いいたします」とひと言添え、

わからない字は「失礼ですが、
どのようにお読みすればよいのでしょうか」と
その場でたずねましょう。

 

⑥いただいた名刺は、
商談中はテーブルの上の上座側に置き、
終了後名刺入れにしまいましょう。

 

取引先へのメールを送る際のマナーは?

取引先にメールを送る時のマナーは、
必ず件名を記入する事です。

また、会社のパソコンにはたくさんの情報が入っています。

ですので、
メールなどによるウィルス
1番気をつけなければならない問題ですね。

そこで件名に自分の会社と名前さらには
簡潔な用件を記入しておけば、
怪しまれる事なくスムーズに連絡を取れるようになります。

よくRe:のままにして返信しているメールを見ますが
1番やってはいけないマナー違反です。

 

他には返信が来たらすぐにレスポンスするという事です。

メールは顔をみてやり取りするわけではないので、
分かったか分かっていないのか明確にしておきましょう。

勘違いが起こってあとあと問題になってしまいます。

トラブルを起こさない為にも、
こまめなメールチェックが必要不可欠です。

 


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注意点と書き方のコツは?

メールを取引先に送る際の注意点は、
簡潔に!これに限ります。

だらだらと長い文章を送っても
何が言いたいのか、
なにが重要なのか、が
相手に伝わらない事があります。

なので、メールを作成する前に
次のことを箇条書きでまとめておくのがおすすめです。

・自分の会社名と名前
・用件を簡潔に記載
・いつまでに返信をしてほしいか

 

用件がいくつかある場合は、
だらだらと長く書くことは避けましょう。

「次の、◯点についてご連絡します」などと
書いてから用件を書き出すしたり、

箇条書きで簡潔に書くようにするとよいでしょう。

 

ここまで記入しておけば
スムーズに取引先とトラブルを起こすことなくやり取りできます。

わかりやすいメールがくると、
読む気にもなりますしやる気が出てきますよね。

 

 

 

取引先への挨拶を初めてする場合の文例

<引き継ぎをされた時の挨拶メール>

件名:引き継ぎご挨拶の件

宛先:株式会社△△△ 資材部 ◇◇◇◇ 様

本文:はじめまして、○○商事株式会社の日本一郎と申します。

平素から弊社をお引き立て頂きまして、厚く御礼申し上げます。

このたび、人事異動によりまして、

担当であった●●●●が異動となり、

4月1日より私が御社の担当をさせて頂くこととなり、

ご挨拶のメールをお送り致します。

本来であれば、

直接挨拶に伺うべきところですが、

取り急ぎご挨拶を申し上げます。

 

 

「恐縮です」「失礼致します」を入れると、印象が違う!

本日はお忙しい中、
貴重なお時間をとっていただき、
誠にありがとうございました。

本日いただいた課題を確認の上、
今週金曜日までに回答を差し上げたいと思います。

もし、追加のご質問等がございましたら、
遠慮なくご連絡ください。

メールにて恐縮ですが、
取り急ぎ、御礼かたがたご報告まで。

どうぞ、今後ともよろしくお願い申し上げます。

 
 


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紹介を頂いた先へのアポイントメールの文例

件名:貴社にお伺いのお願い(◆◆様よりご紹介を頂きました□□物産の××です)

宛先:▲▲株式会社 購買部 購買課課長○○○○様

本文:初めまして、◎◎◎の◆◆様より
ご紹介を頂きました□□物産の××と申します。

このたびは、貴重な機会を頂きまして有難うございます。

早速、御社に伺い弊社の商品のご紹介をさせて頂ける
お時間を頂戴出来れば幸いでございます。

つきましては、
私は以下の日時であれば貴社にお伺いできますが、
○○様のご都合はいかがでしょうか?

[候補日時}
??月??日(?)??:??~??:??
??月??日(?)??:??~??:??
??月??日(?)??:??~??:??

お忙しい中恐れ入りますが、
上記でご都合の宜しい日時がございましたら、

後ほど確認のご連絡を差し上げますので、

ご指示を頂きたいと思います。

何卒宜しくお願い申し上げます。

・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・
□□物産株式会社 営業部営業一課
××××

 

 

最後に

挨拶 取引先 初めて
取引先への挨拶を初めてする場合の注意点は、

出来るだけへりくだった言葉遣いを心掛けて、
今後の取引が円滑に続き発展していくことを
考える必要があります。

メールの文章でも、ビジネスマナーを守り、

件名や差出人は明確にして、
取引先に失礼のない挨拶文を作成することが大切ですね。

 

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